Viele Händler sind immer noch der Meinung, dass Kartenzahlungen die Margen empfindlich schmälern, während sie bei Bargeldzahlungen keine Kosten haben. Dabei verursachen auch Bargeldzahlungen erhebliche direkte und indirekte Aufwendungen: von Bankgebühren und erhöhtem Personalaufwand über zusätzlichen buchhalterischen Aufwand bis hin zu höheren Sicherheitsrisiken. Wir haben das einmal durchgerechnet, um zu zeigen, wie groß der Unterschied tatsächlich ist.
In Deutschland ist die Girocard mit einem Marktanteil von über 80 % nach wie vor das bargeldlose Bezahlsystem der Wahl. Sie liegt damit weit vor den Karten von MasterCard, VISA und American Express, die auf etwa 20 % kommen. Die Transaktionsgebühren für die Girocard sind in der Regel deutlich günstiger als die für Zahlungen über andere Karten. Für unser Beispiel gehen wir von einem täglichen Umsatz von 2.000 € und einem durchschnittlichen Bon von 20 € aus. Das entspricht 100 Transaktionen pro Tag, aufgeteilt in 80 Girocard- und 20 Kreditkartenzahlungen. In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie, wie sich die Kosten unter diesen Annahmen verteilen.
| Zahlungsart | Tägl. Umsatz | %-Gebühr | Weitere Kosten | Gebühr je Monat |
|---|---|---|---|---|
| Girocard | 80 TRX × 20 € | 0,22 % | 0,03 € je Trx | 177,60 € |
| Andere Karten | 20 TRX × 20 € | 0,39 % zzgl. 0,45 % Interchange | 0,03 € je Trx | 100,80 € |
| Bezahlterminal | / | / | 12,50 € | 12,50 € |
| Kartenzahlung insgesamt | 2.000 € | / | 290,90 € | 290,90 € |
| Bargeld | 2.000 € |
3 € Gebühr je Einzahlung + Verlust durch Zähl-, Sortier- und Buchungsfehler (0,7 % des Nettoumsatzes) |
315 € + 14 € |
329 € |
In unserer Kalkulation berücksichtigen wir neben den reinen Transaktionsgebühren auch die monatliche Terminalmiete von 12,50 €, wodurch sich alle fixen Kosten – inklusive Personal-, Buchhaltungs- und Verwaltungspauschalen – auf etwa 290,90 € im Monat summieren. Die Bargeldkosten dagegen sind variabel und hängen direkt vom Personalstundensatz für das Zählen und Sortieren der Scheine und Münzen sowie von den täglichen Bankeinzahlungsgebühren ab. In unserem Beispiel haben wir bewusst eine tägliche Einzahlung angesetzt, um Manipulationsrisiken zu minimieren – fairerweise entstehen dadurch zusätzliche Gebühren und weiterer organisatorischer Aufwand wie die Wege zur Bank und das ggf. mehrfaches zählen.
Auch zeitlich liegt die Kartenzahlung mit Kontaktlosfunktion deutlich vorne: Laut einer Analyse der Deutschen Bundesbank und des EHI Retail Institute benötigt eine Barzahlung im Schnitt rund 22,3 Sekunden (Zählen, Wechselgeld, Beleg) , während eine kontaktlose Kartenzahlung inklusive Autorisierung und Belegdruck nur etwa 6 Sekunden dauert . Auf 100 Transaktionen hochgerechnet spart das rund 27 Minuten pro Tag – genug Zeit, um mehrere zusätzliche Kunden zu bedienen. Bei einem durchschnittlichen Bon von 20 € entspricht das schnell weit über 100 € Mehrumsatz täglich, ganz ohne Mehraufwand, mit deutlich schlankeren Abläufen und geringere Wartezeit beim Bezahlprozess für den Kunden.
Gesetzliche Handhabung von Bargeld
Neben den genannten Kosten, Aufwänden und Risiken unterliegt der Umgang mit Bargeld strengen gesetzlichen Vorgaben, die jeder Händler zwingend einhalten muss:
- Kassenbuchpflicht: Alle Ein- und Auszahlungen müssen zeitnah und vollständig ins Kassenbuch eingetragen werden.
- Tagesabschluss: Nach jedem Geschäftstag ist ein Tagesabschluss zu erstellen, der sämtliche Bargeldbewegungen dokumentiert. Dieser Tagesabschluss ist Bestandteil des Kassenbuchs und muss vollständig, lückenlos und chronologisch geführt werden.
- Aufbewahrungspflicht: Kassenbuchseiten, Tagesabschlussbelege und Einzahlungsnachweise müssen zehn Jahre lang archiviert werden.
- Buchführungspflicht: Unternehmen mit einem Jahresgewinn über 60.000 € oder einem Umsatz über 600.000 € sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kleinere Betriebe dürfen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG nutzen. Auch bei der EÜR gilt: Bargeldbewegungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, etwa durch Tagesberichte. Kartenzahlungen lassen sich bei entsprechender Software automatisiert erfassen und verbuchen, was Zeit spart und Fehlerquellen reduziert.
Aber Vorsicht, das Risiko bleibt hoch, denn beim täglichen Bargeldhandling lauern Kostenfallen. Laut einer Studie des EHI summieren sich die Verluste durch Zähl-, Sortier- und Buchungsfehler im deutschen Einzelhandel pro Jahr auf rund 0,7 % des Nettoumsatzes. Hinzu kommen interne Unterschlagungen und organisierte Ladendiebstähle, die den Rest der Differenzen ausmachen. Zudem hat die Deutsche Bundesbank zuletzt knapp 40.000 gefälschte Banknoten aus dem Verkehr gezogen – ein deutlich steigender Trend, der zusätzliche Sicherheits- und Prüfungskosten verursacht. So kann das vermeintlich einfache Bargeldgeschäft schnell zum Risiko und echten Kostenfaktor werden.
Fazit
Kartenzahlung überzeugt nicht nur durch eine transparente, einheitliche Kostenstruktur und automatische Gutschrift für sofortige Liquidität, sondern schont Ihre Margen auch spürbar gegenüber den versteckten Verlusten und Risiken des Bargelds. Statt Zeit und Personal in Zählen, Sortieren und mehrmalige Bankfahrten zu investieren – mit Fehler-, Diebstahl- und Falschgeldrisiken – erlauben Kartenterminals eine schnelle Abwicklung in nur wenigen Sekunden. Ihre Mitarbeitenden gewinnen echte Arbeitszeit, Sie reduzieren Kostenfallen und und unterstützen bei der überprüfbaren Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Gleichzeitig bieten Sie Ihren Kunden den Komfort, den über 80 % der Deutschen erwarten. Wer also Aufwand senken, Sicherheit erhöhen und Umsatzpotenziale voll ausschöpfen möchte, ist mit Kartenzahlung klar im Vorteil.
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Angel Angelov